El 41% de los usuarios en las empresas se saltan las limitaciones para acceder a internet

Los empleados cuestionan las políticas corporativas de TI: Aunque el 86 por ciento de las empresas españolas han establecido normas de TI sobre el uso de los recursos, el 46 por ciento de los trabajadores las desconoce y un 72 por ciento cree que deberían mejorarse

La adopción de vídeo como herramienta de colaboración empresarial, el creciente uso de las redes sociales o la proliferación de dispositivos móviles conectados a la red corporativa son algunas de las tendencias que están alterando la forma de trabajo y de comunicación en el seno de las organizaciones.

No obstante, a pesar de que los empleados demandan una mayor movilidad y el uso de nuevos dispositivos para realizar su trabajo, existe una clara descoordinación entre los trabajadores de las empresas y las políticas corporativas de TI.

Así se desprende de un estudio global encargado por Cisco y realizado por la consultora Insight Express entre 2.600 trabajadores y profesionales de TI de 13 países, donde se desvela que más de dos tercios de los empleados encuestados consideran que las políticas de TI de sus compañías podrían mejorarse, y al menos dos de cada cinco consultados (41 por ciento) reconocen saltarse dichas normas para responder a sus necesidades de trabajo.

Aunque la gran mayoría de organizaciones cuenta con políticas de TI (82 por ciento), casi uno de cada cuatro empleados (24 por ciento) desconocen su existencia. Además, un 23 por ciento de los encuestados cree que sus empresas no han adoptado normas sobre el uso aceptable de dispositivos como portátiles o smart phones. Al combinar las respuestas, prácticamente la mitad de los trabajadores consultados (47 por ciento) admiten no tener políticas de TI sobre el uso de dispositivos o no saber si éstas existen. En España, aunque el 86 por ciento de las empresas cuentan con políticas de TI, el 46 por ciento de los empleados desconoce su existencia y un 18 por ciento afirma que no se han establecido normas en su empresa, mientras el 36 por ciento restante sí admite su existencia.

El 35 por ciento de los trabajadores que reconocen la existencia de políticas de TI creen que el departamento de TI no explica las razones por las que se han establecido, lo que puede generar una mayor apatía, incomprensión o rechazo hacia las normas. En España, este porcentaje desciende hasta el 25 por ciento, ya que casi cuatro de cada diez encuestados (el 39 por ciento) han sido informados sobre el sentido de las normas de TI.

Un 64 por ciento de los empleados cuya empresa tiene políticas de TI creen que éstas podrían mejorarse para responder a las necesidades reales de su ámbito de trabajo, por ejemplo buscando un equilibrio entre el uso de dispositivos, las redes sociales, la movilidad y la flexibilidad laboral. En España, el 72 por ciento de los consultados considera que las normas de TI necesitan mejorarse.

Dos de cada cinco trabajadores (el 41 por ciento) que admiten saltarse las políticas de TI lo justifican porque necesitan utilizar aplicaciones y programas no permitidos para realizar su trabajo, con la única intención de ser más productivos y eficientes. En España, este ratio se sitúa en el 43 por ciento. Además, uno de cada cinco empleados (el 20 por ciento) se saltan las políticas de TI porque creen que su compañía o el departamento de TI no van a reforzarlas (14 por ciento en nuestro país).

Políticas de TI frente al uso de dispositivos y redes sociales

La limitación en el uso de redes sociales varía en función del país y de la organización. Aunque la mitad de los trabajadores encuestados (el 51 por ciento) creen que las redes sociales (no relacionadas con el trabajo) contribuyen a conciliar vida personal y laboral, dos de cada cinco (el 41 por ciento) tienen prohibido utilizar Facebook en el lugar de trabajo, mientras uno de cada tres (el 35 por ciento) no pueden acceder a Twitter en la oficina o mediante dispositivos de trabajo. En España, el 38 por ciento tiene prohibido el uso de redes sociales y el 31 por ciento no puede acceder a Twitter.

El 28 por ciento de los empleados tiene restringido el uso de aplicaciones de mensajería instantánea en la oficina o su acceso mediante dispositivos de trabajo, mientras uno de cada cinco (el 21 por ciento) no puede utilizar su e-mail personal en horas laborables ni acceder mediante equipos corporativos. En España, estos porcentajes se sitúan en el 28 y 18 por ciento, respectivamente.

Dos de cada tres trabajadores (el 64 por ciento) creen que sus empresas y departamentos de TI deberían permitir el uso de redes sociales en horas laborables y mediante dispositivos de trabajo, argumentando la mayor conciliación entre vida personal y laboral y el mayor tiempo dedicado al trabajo al poder realizarlo en movilidad.

El uso de teléfonos móviles personales como el iPhone también está restringido en la empresa hasta cierto punto. A escala global, el 18 por ciento de los trabajadores consultados no pueden utilizarlos en la oficina, mientras en España este ratio asciende al 26 por ciento, más elevado que en ningún otro país.

La mayoría de trabajadores (66 por ciento) creen que debería estar permitido acceder a las aplicaciones y a la información corporativa libremente a cualquier hora y mediante cualquier dispositivo (personal o corporativo). Haya políticas de TI o no, la mayoría de empleados así lo hacen, reavivando el debate sobre la efectividad de las normas de TI y la manera de actualizarlas, reforzarlas y garantizar su cumplimiento.

Incremento exponencial del vídeo en la empresa

El uso del vídeo como herramienta de comunicación para empresas y consumidores está creciendo exponencialmente. A escala global, más de dos tercios de los responsables de TI consultados (un 68 por ciento) creen que las comunicaciones de vídeo ganarán importancia en su organización en el futuro, especialmente en Méjico (85 por ciento), China (85 por ciento), Brasil (82 por ciento) y España (82 por ciento).

Sin embargo, no todos los trabajadores que demandan el uso de herramientas de comunicación de vídeo en la oficina cuentan con esta posibilidad. Aproximadamente dos de cada cinco empleados (el 41 por ciento) no pueden apoyarse en el vídeo como herramienta de comunicación empresarial, porcentaje que se incrementa en el caso de Francia (60 por ciento), Reino Unido (55 por ciento), Alemania (55 por ciento) y Estados Unidos (53 por ciento). En nuestro país, un 51 por ciento de los trabajadores encuestados tiene hoy acceso a la comunicación mediante vídeo desde el trabajo.

Uno de cada tres empleados (el 34 por ciento) que no utilizan el vídeo en la actualidad esperan tener disponible esta forma de comunicación en la oficina en los próximos dos años (48 por ciento en España) y casi dos de cada cuatro consideran que el vídeo se convertirá finalmente en su principal forma de comunicación (23 por ciento en España).

Como señala Antonio Conde, director de Desarrollo de Negocio para Colaboración en Cisco España, “aunque la gran mayoría de organizaciones han establecido políticas concretas de TI, los empleados no siempre las conocen o respetan, considerando en mucha ocasiones que se trata de normas obsoletas que no reflejan la realidad del nuevo entorno de trabajo”.